Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это профессиональный навык управления своим временем, который помогает человеку или компании экономить ресурсы и быстрее достигать результатов. Четкое распоряжение временем помогает фокусироваться на целях, несмотря на трудности.

Принципы тайм-менеджмента

Почти любая техника планирования времени состоит из трех блоков:

• Приоритезация. Перед тем, как выполнять задачи, нужно их расставить по срочности, сложности и важности. И только потом приступить к выполнению наиболее приоритетной задачи.
• Планирование. Чтобы выполнить все задачи в срок, нужно знать, сколько времени уйдет на каждую, и когда дедлайн.
• Структурирование. Чтобы выполнить все задачи качественно, нужно отслеживать их выполнение и результат.

Техники тайм-менеджмента

Мы отобрали 5 техник управления временем: от простых к сложным, которые помогут вам успеть все и не устать.

Техника 1. Поедание «лягушки»

Суть в том, чтобы каждое утро делать первой самую сложную и неприятную задачу. Утром наш мозг меньше всего нагружен, поэтому справится с трудным делом будет намного проще. А после такой задачи все остальные покажутся легкими.

Техника 2. «Девяти дел»

За день нужно выполнить одну большую задачу, три средних и пять маленьких. Относите к задачам все: отдых с семьей, бытовые дела, работу. Особенность техники в том, что соотношение дел поможет провести день продуктивно и при этом не сильно устать.

Техника 3. «Метод Помидора»

Суть техники в том, чтобы разбить большие или монотонные задачи на мелкие части с перерывами. Поставьте таймер на 25 минут и начните выполнять работу. После сделайте перерыв в 5 минут — и продолжайте работу. Каждые 4 цикла делайте перерывы по 30 минут.

Техника 4. «Матрица Эйзенхауэра»

Текущие и будущие дела делятся по 4 категориям матрицы. Расположение зависит от срочности и важности.

• Важно и срочно — сделать. Например, доделать дорожную карту проекта до 10 февраля 2023 года. Если карту не доделать к сроку, то ждут неприятные последствия, например, перенос проекта.
• Важные и несрочные — запланировать. Например, встретиться с ментором по личностному роста. Дело не срочное, но важное, поэтому стоит спланировать заранее, чтоб не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Например, оплатить CRM-систему, отправить свое фото для экспертной статьи. Эти задачи можно делегировать ассистенту, чтобы освободить время для более срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Например, листать ленту новостей. Это дело забирает много времени, поэтому нужно либо отказаться от него, либо ограничить по времени.

Техника 5. Хронометраж

Эта техника поможет фиксировать количество времени, которые вы тратите на задачи, и выявить те, что можно и нужно ускорить. Проходит в три этапа.

• Этап первый: фиксируйте. Утром и вечером фиксируйте все свои задачи, которые успели сделать. Подписывайте, сколько времени ушло на их выполнение.
• Этап второй: расставьте приоритеты. Через несколько недель фиксации своей работы, отметьте, когда работу можно было сделать быстрее, когда время пропало впустую, а когда наоборот — продуктивно.
• Этап третий: планируйте. Постройте свое расписание на основе того, сколько времени вы потратите на каждую задачу. В этом вам помогут результаты первого этапа.

7 правил тайм-менеджмента для руководителей в бизнесе

Напоследок, делимся с вами общими правилами, которым стоит следовать, несмотря на то, какую технику тайм-менеджмента вы выберете.

Правило №1. Держите внимание на целях

Только не на тех целях, о которых чаще всего пишут, например, поднять объем продаж или открыть новый цех, а на тех, что лично вас наполняют эмоциями и мотивируют двигаться вперед.

Пример: руководитель IT-компании планирует выйти на оборот бизнеса в несколько миллионов — это очень логичная цель, которая не заряжает эмоционально.

А вот свозить семью к морю в отпуске — это личная цель, ради которой подсознательно появится желание работать. Ведь, чтобы отвезти семью к морю, нужно сначала поднять оборот бизнеса и получить больше прибыли.

Правило №2. Реалистично оценивайте свое время

Не пытайтесь встроить в свой тайм-менеджмент задач на 80 часов работы, когда свободного времени — меньше 40 часов в неделю. Иначе инструменты тайм-менеджмента сработают не на пользу, а во вред. Поэтому, планируйте свое время реалистично.

Правило №3. Планируйте абсолютно все: встречи с друзьями, время с семьей

Если вы не запланировали отдых и время с близкими в жизни, то работа съест все ваше время. Поэтому, заранее выделяйте в календаре дни личного времени. Делайте это частью своего тайм-менеджмента.

Правило №4. Не держите все в голове, записывайте

Сиюминутные проблемы, сложности всегда будут отвлекать от более важных дел. Поэтому, тайм-менеджмент — это только про текстовый формат не важно в бумажном или электронном виде, для того, чтобы не потерять внимание с приоритетов.

Правило №5. Записывайте задачи — в моменте

Как только вам пришла идея или мысль, сразу же занесите ее в свой календарь.

Правило №6. Постоянно анализируйте ошибки

Многие предприниматели, когда начинают внедрять тайм-менеджмент, не понимают, почему все равно времени ни на что не хватает, а планы все также сдвигаются по времени.

Это — нормально. Невозможно с первого раза идеально освоить такой профессиональный навык, как тайм-менеджмент. Поэтому, желательно ежедневно анализировать свои ошибки. Посмотрите, сколько времени вы выделили на задачу, и сколько в реальности потратили. Подумайте, что пошло не так, и скорректируйте свой план с учетом этих ошибок.

Внедрите планирование в свой день, как постоянную рутину. Например, каждое утро заполняйте задачи на день. Работу над планом нужно сделать частью своей жизни — как спорт, йога, что угодно.

Постройте эффективный тайм-менеджмент с поддержкой наших менторов. Записывайтесь на нашу еженедельную встречу-знакомство и получите экспертные советы по планированию времени и не только: https://mentorclub.ru/events/ezhenedelnaya-vstrecha-znakomstvo/