Ему необходимо провести обмен обратной связью и оценить удовлетворенность менти.
Ключевые задачи оценки промежуточных результатов
1) Зафиксировать пройденные шаги и выполненные работы
2) Определить соотношение между прогнозами и результатами
3) Оценить удовлетворенность менти совместной работой
4) Обменяться обратной связью по итогам взаимодействия
5) Сформулировать выводы и предложения для улучшения совместной работы
Ключевая точка при оценке промежуточных результатов — встреча ментора и менти, на которой они должны обсудить все перечисленные выше пункты. Чтобы провести эту встречу, ментор за неделю запрашивает у менти необходимую информацию и отправляет опрос по оценке удовлетворенности.
Шаблон опроса для оценки удовлетворенности менти
Схема оценки промежуточных результатов
Как провести оценку промежуточных результатов
| Этап | Шаг | Задача | Результат |
|---|---|---|---|
Подготовить инструменты для оценки прогресса |
Выполнить процедуры стратегического менторинга | Максимизировать шансы на успешность совместной работы | Выявлен истинный запрос, проведена диагностика менти и команды, заключен контракт, составлена дорожная карта работ |
| Зафиксировать метрики и сформировать прогнозы | Определить показатели, которые будут говорить об эффективности менторинга | Зафиксированы критерии успеха и промежуточные контрольные точки | |
| Договориться о порядке ежеквартальной встречи | Обсудить процедуру оценки промежуточных результатов | Сформирована процедура ежеквартальной оценки прогресса | |
Подготовиться к ежеквартальной встрече |
Запросить отчетные документы | Получить данные по ключевым метрикам | Проанализированы количественные результаты совместной работы |
| Отправить менти опрос по оценке удовлетворенности | Провести оценку удовлетворенности менти | Вычислен коэффициент удовлетворенности менти | |
| Подготовить обратную связь для менти | Подвести неформальные итоги взаимодействия | Составлены предложения для менти, которые помогут улучшить совместную работу | |
Провести ежеквартальную встречу |
Обсудить статус по проекту | Сравнить реальные результаты с прогнозами, сформированными ранее | Дана оценка результативности менторинга |
| Зафиксировать промежуточные итоги | Отметить пройденные этапы в дорожной карте работ | Составлен список пройденных этапов и проведенных работ | |
| Обменяться обратной связью | Понять, как улучшить взаимодействие | Составлены предложения, которые помогут улучшить совместную работу | |
| Сформировать выводы и план действий | Зафиксировать итоги ежеквартальной встречи | Составлен список улучшений для дальнейшего взаимодействия |
Подготовить инструменты для оценки прогресса
Чтобы успешно провести оценку промежуточных результатов менторинга, необходимо создать подготовительную базу: определить цели сотрудничества, зафиксировать метрики и прогнозы, назначить контрольные точки.
Все эти шаги выполняются во время предыдущих этапов менторинга и включены в соответствующие методические рекомендации. В этом документе перечислены шаги предыдущих рекомендаций, которые необходимы для оценки промежуточных результатов.
Выполнить процедуры стратегического менторинга
(проводится на предыдущих этапах менторинга,
информация приведена для освежения контекста)
Процедуры стратегического менторинга помогают убедиться в том, что ментор и менти подходят друг другу, а ментор способен реализовать запрос основателя. Выполнение этих процедур значительно повышает шансы на успех менторинга, поэтому их применение обязательно для всех членов Клуба.
Процедуры стратегического менторинга
Выявление истинного запроса основателя
Диагностика основателя
Диагностика команды
Заключение контракта на менторинг
Построение дорожной карты работ
Зафиксировать метрики и сформировать прогнозы
(проводится на этапе заключения контракта на менторинг,
информация приведена для освежения контекста)
Чтобы проводить оценку промежуточных результатов, в начале работы необходимо определить критерии успеха: что будет являться успехом совместной работы, какие у него есть показатели и как именно они будут отслеживаться.
Примеры метрик, которые могут использоваться для оценки прогресса
(Из методических рекомендаций по заключению контракта на менторинг)
Бизнес менти достиг результатов, заложенных в начале работы
Привлечены инвестиций на сумму Х рублей при оценке компании в У рублей
Достигнут порог выручки в Х рублей в месяц/квартал/год
Количества продаж в месяц/квартал/год повысилось в Х раз
Компания достигла оценки в Х рублей для последующей продажи
Ментор и менти выполнили договоренности, заложенные в начале работы
Основатель вышел из роли СЕО и сфокусировался на стратегическом развитии
Компания менти вышла на новый рынок
В компании основателя проведена продуктовая трансформация, внедрен продуктовый подход
В бизнесе менти проведена реорганизация регулярного менеджмента, внедрена новая модель управления
В компании основателя сформированы обновленные отделы маркетинга и продаж, сформирована орг. структура, наняты сотрудники
Благодаря ментору в бизнесе менти внедрены новые подходы и технологии
Сформированы документы и процессы, связанные с планированием: дорожная карта, стратегия объемные планы, планы продаж и т.д.
Сформированы документы и процессы, связанные с управлением: орг. структура, профили должностей, матрица полномочий ответственности, система коммуникаций и т.д.
Сформированы документы и процессы, связанные с продуктом: продуктовая стратегия, процессы дискавери и глубинного исследования клиентов, цикл разработки продукта и т.д.
Сформированы документы и процессы, связанные с корпоративным управлением: устав компании, положения и регламенты, корпоративные мероприятия, внедрение консультативного совета и т.д.
Темпы роста компании увеличились с приходом ментора
Зафиксирована доля компании на рынке до прихода ментора
Зафиксирована процедура оценки рынка и доли компании
Определены темпы роста компании до прихода ментора
По новым отчетным документам видно, что темпы роста увеличились после прихода ментора
Выручка компании начала расти с приходом ментора
Определены составляющие, которые считаются выручкой
Зафиксированы результаты по выручке за предыдущие периоды
По новым отчетным документам видно, что темпы выручка начала расти после прихода ментора
Для всех количественных метрик, которые используются для оценки прогресса, имеет смысл составить процедуру раскрытия информации — как именно ментор будет получать доступ к данным компании. Также следует четко определить, какие части являются составляющими метрики, а какие нет.
Для каждой из зафиксированных метрик необходимо зафиксировать промежуточные точки — прогнозы ожидаемых результатов с течением времени.
Пример фиксирования ключевых метрик и промежуточных прогнозов
(Из методических рекомендаций по заключению контракта на менторинг)
Главная метрика, которая позволит судить об успешности работы — квартальная выручка:
Для формирования объективной картины в качестве выручки предлагается считать только выручку от продаж текущего продукта и его обновленной версии при нормальных условиях, исключая специфические для компании факторы (например, органическое увеличение продаж в сезон).
Контрольные точки в рамках проекта
Первый квартал: выручка х1 по отношению к аналогичному кварталу прошлого года
Вносим изменения в стратегию компании и продуктовую стратегию, формируем видение и готовимся к внедрению изменений. Хотя главный фокус мы будем держать на этих процессах, выручка не должна просесть.
Второй квартал: выручка х1,2 по отношению к первому кварталу
По итогам корректировки стратегии мы внесем в компанию минорные изменения, которые помогут улучшить ее производительность. Главный фокус во втором квартале будем держать на доработке продукта под новый клиентский сегмент.
Третий квартал: выручка х1,5 по отношению к первому кварталу
Стартуют продажи нового продукта, собираем обратную связь, тестируем систему продаж.
Четвертый квартал: выручка х2 по отношению к первому кварталу
Налажена система продаж в новом клиентском сегменте, продукт доработан по итогам обратной связи, регулярный менеджмент укреплен.
Договориться о порядке ежеквартальной встречи
(проводится на этапе заключения контракта на менторинг,
информация приведена для освежения контекста)
Также в начале сотрудничества имеет смысл договориться о процедуре оценки промежуточных результатов. Стоит обсудить с менти ее важность и объяснить формат встречи.
Пример предложения о порядке ежеквартальной встречи
(Из методических рекомендаций по заключению контракта на менторинг)
Раз в квартал мы будем проводить промежуточную встречу для оценки глобального прогресса и внесения изменений в процесс работы. Это поможет нам лучше контролировать проект, видеть промежуточные результаты и корректировать нашу работу в процессе.
За неделю до контрольной встречи я попрошу вас прислать квартальный отчет по продажам и выручке, а также заполнить опрос по оценке удовлетворенности нашей совместной работой.
На встрече мы обсудим итоги работы за квартал и поделимся обратной связью по работе друг с другом.
Итогом встречи станут выводы о том, как лучше действовать дальше.
Подготовиться к ежеквартальной встрече
Когда все опорные точки для оценки промежуточных результатов зафиксированы, раз в квартал проводится обзорная встречу по проекту. Перед ней ментор запрашивает отчетные документы и готовит повестку.
Запросить отчетные документы
За неделю до встречи ментор просит менти прислать данные по ключевым метрикам, если не имеет к ним прямого доступа. Перед встречей имеет смысл сравнить реальные показатели с прогнозами, составленными ранее. Если показатели меньше плановых — определить причины и предложить корректировки в работе, чтобы их устранить. Если результат превышает ожидания — выделить основные факторы, которые обеспечивают этот успех, и предложить план их сохранения.
Пример анализа результатов квартала
Прогнозы на первый квартал:
Выручка х1 по отношению к предыдущему кварталу
Ключевые задачи:
Провести стратегические сессии по компании и продукту
Согласовать продуктовую стратегию
Уточнить маркетинговую стратегию
Каскадировать стратегию по подразделениям и сформировать детальный план изменений: маркетинг, производство, продажи
Реальные результаты:
Выручка х0,90 по отношению к предыдущему кварталу
Причины: отдел продаж был перегружен и разрывался между операционной и стратегической работой
Способы реагирования: имеет смысл наладить рекрутинг и онбординг новых сотрудников отдела продаж, можно отдать часть продаж на аутсорс пока менеджмент отдела продаж занимается внедрением новых процессов
Результаты по ключевым задачам:
✓ Стратегические сессии проведены по графику
→ Менеджмент в компании на хорошем уровне: быстрая отчётность, оперативность
→ Команда готова к продуктовым изменениям
🗙 Не получилось согласовать стратегию с в срок финансовым, продуктовым и отделом продаж
→ Недооценили затраты времени на разработку продукта → Имеет смысл заморозить текущие второстепенные работы по продукту (операционные)
→ Не учтена проблема загрузки отдела продаж → Имеет смысл наладить рекрутинг и онбординг новых сотрудников отдела продаж
✓ Стратегия скорректирована и согласована со всеми подразделениями
✓ Уточнена маркетинговая стратегия
✓ Проверены основные гипотезы по новой продуктовой стратегии
🗙 Задержка на этапе согласования стратегии привела к сдвигу плана на 1 месяц
🗙 Не удалось каскадировать стратегию по подразделениям и сформировать детальный план изменений
Выводы по ключевым задачам: Имеет смысл планировать процессы не впритык и закладывать больше времени на проверку гипотез и согласование
Отправить менти опрос по оценке удовлетворенности
Помимо анализа фактических результатов работы, необходимо также провести оценку неформальной стороны взаимодействия между ментором и менти. Для этого имеет смысл вычислить коэффициент удовлетворенности менти с помощью опроса.
Мы предлагаем анкету из 12 вопросов, 10 из которых предполагают числовой ответ по шкале от 0 до 5. Чтобы вычислить коэффициент удовлетворенности, необходимо взять среднее арифметическое, умножить его на 100 и разделить на 5. Хорошим результатом считаются показатели от 80% и выше.
Шаблон для подсчета коэффициента удовлетворенности
Последние два вопроса анкеты предполагают развернутый ответ и должны натолкнуть менти на процесс рефлексии. Ответы на них могут стать отправной точкой для обмена обратной связью на встрече.
Обмен обратной связью — важный аспект, который поможет ментору и менти улучшить взаимодействие и стать единой командой. Поэтому ментору стоит попросить менти подойти к анкетированию вдумчиво и осмысленно.
Шаблон опроса для оценки удовлетворенности менти в Гугл-формах
Вопросы для оценки удовлетворенности менти
Оцените, насколько вы довольны сотрудничеством с ментором в целом.
Оцените ваше желание продолжать сотрудничество с ментором.
Насколько вы довольны коммуникацией с ментором: уровнем взаимопонимания, комфортом в общении?
Насколько вы удовлетворены процессом взаимодействия с ментором: форматом общения (очный, удаленный), процедурами и инструментарием, которые применяет ментор?
Насколько вы удовлетворены актуальностью и применимостью рекомендаций, которые вы получаете от ментора?
Насколько вы удовлетворены результативностью менторинга — прогрессом в достижении целей сотрудничества?
Насколько вы удовлетворены «проактивностью» ментора: его умением видеть и формулировать проблемы раньше вас?
Насколько, с вашей точки зрения, стоимость менторинга соответствует получаемому результату?
Оцените уровень доверия между вами и ментором.
Насколько вы удовлетворены обратной связью, которую дает ментор?
Какие позитивные аспекты взаимодействия с ментором вы хотели бы отметить?
Что вы хотели бы улучшить во взаимодействии с ментором?
Подготовить обратную связь для менти
Со своей стороны ментор также готовит обратную связь для менти с целью улучшить взаимодействие и результативность менторинга. Опираясь на прошедший период времени, ментор определяет факторы, которые способствовали или мешали достижению результата и формулирует выводы.
Также ментор готовит список открытых вопросов по итогам анкетирования менти на тему удовлетворенности сотрудничеством. Вопросы должны помочь ментору понять, почему поставлена та или иная оценка, как ее улучшить или зафиксировать успех.
Пример обратной связи для менти
Имеет смысл формулировать выводы в связке: «фактор — влияние на проект — предложение».
«Евгений, между тем, как мы принимаем решение на нашей с вами встрече и его обсуждением с командой с вашей стороны, проходит почти неделя.
В результате все процессы затягиваются, и мы достигаем результатов медленнее, чем могли бы.
Я бы предложил вам поставить регулярную встречу с командой на следующий день после нашей с вами встречей. Это поможет внедрять наши решения более оперативно.
Что думаете?»
Провести ежеквартальную встречу
Когда подготовка к ежеквартальной встрече завершена, ментор и менти встречаются и последовательно обсуждают собранную информацию. Рекомендуемая продолжительность встречи 1–1,5ч.
Обсудить статус по проекту
Задача этого шага — сравнить реальные результаты квартала с прогнозами, сформированными ранее. Ментор и менти делятся своим отношением к итогам работы и фиксируют причины расхождения с планом. По итогам обсуждения ментор и менти составляют список изменений, которые они внедрят в следующем квартале для улучшения показателей.
Примеры вопросов для обсуждения статуса проекта
- Соответствует ли реальный результат плановому значению?
- Насколько основатель удовлетворен получившимся результатом?
- Если результат меньше ожидаемого, какие причины помешали реализовать план?
- Считает ли основатель нормальным такое отклонение от плана в силу таких причин?
- Насколько, по мнению основателя, эти причины непреодолимы? Можно ли было этого избежать?
- Что нужно сделать, чтобы избежать этой проблемы в будущем?
- Какие факторы помогали достигать поставленного результата?
- Как усилить эти факторы, чтобы получать больший результат?
- Какие факторы мешали достижению результата?
- Как устранить эти помехи?
Зафиксировать промежуточные итоги
После обсуждения статуса проекта, ментор и менти фиксируют пройденные этапы на дорожной карте работ и составляют список итогов совместной работы. Это необходимо, чтобы синхронизировать видение результатов прошедшего периода и получить от менти согласие с позицией ментора. Во время встречи достаточно обсудить их устно и зафиксировать письменно в письме-резюме.
Пример подведения итогов работы
✓ Проведена стратегическая сессия по компании
✓ Внесены корректировки в стратегию компании
✓ Проведена стратегическая сессия по продукту
✓ Продуктовая стратегия согласована со всеми отделами: производство, продажи, маркетинг
✓ Уточнена маркетинговая стратегия
✓ Сформулированы основные гипотезы по продукту
✓ Проверены основные гипотезы по новой продуктовой стратегии
____________________________________________
Задача первого квартала в соответствии с дорожной картой работ — создание продуктовой стратегии — выполнена частично.
Не удалось каскадировать новую стратегию по подразделениям компании и сформировать планы на ее основе. Планируется сделать это в следующем квартале.
Обменяться обратной связью
После обсуждения всех фактических результатов работы, ментор и менти делятся с друг другом обратной связью по взаимодействию. Задача этого шага — найти способы улучшить коммуникацию и сделать сотрудничество более эффективным.
Примерная структура обмена обратной связью
Обсуждение оценок из опроса по удовлетворенности менти
Почему менти поставил именно эту оценку?
Что можно было бы улучшить?
Обсуждение открытых вопросов из опроса по удовлетворенности менти
Какими аспектами менти доволен? Почему?
Что менти хотел бы улучшить? Как именно? Почему?
Обсуждение другой обратной связи от менти
Что менти хочет обсудить еще? Почему это важно для него?
Какие изменения стоит внедрить по итогам такой обратной связи?
Обсуждение обратной связи от ментора
Презентация обратной связи от ментора в формате фактор-влияние-предложение
Согласен ли менти с предложением? Какие изменения внедряем?
Сформировать выводы и план действий
В конце встречи ментор и менти фиксируют выводы по итогам обсуждения результатов квартала и обмена обратной связью. Ментор отправляет менти письмо-резюме с кратким содержанием разговора и решениями, принятыми для дальнейшей работы.
Пример письма-резюме по итогам встречи
Евгений, добрый день!
На встрече по оценке промежуточных результатов мы обсудили следующее.
Итоги квартала:
✓ Удалось провести стратегические сессии, уточнить стратегию компании и создать продуктовую стратегию
🗙 Не удалось каскадировать стратегию по подразделениям и сформировать детальный план изменений
Причина задержки: неверно оценили затраты времени на разработку продукта и загруженность отдела продаж.
Чтобы избежать этого в будущем, планируем закладывать больше времени на согласование и проверку гипотез
🗙 Выручка по итогам квартала составила 0,90 от результатов предыдущего квартала.
Причина: отдел продаж был перегружен и разрывался между операционной и стратегической работой.
Чтобы решить эту проблему, планируем передать часть продаж на аутсорс, чтобы разгрузить менеджмент отдела продаж на время внесения стратегических изменений.
Мы считаем такие итоги нормальными с учетом, что это первый (тестовый) квартал работы.
Пройденные этапы работ:
✓ Проведена стратегическая сессия по компании
✓ Внесены корректировки в стратегию компании
✓ Проведена стратегическая сессия по продукту
✓ Продуктовая стратегия согласована со всеми отделами: производство, продажи, маркетинг
✓ Уточнена маркетинговая стратегия
✓ Сформулированы основные гипотезы по продукту
✓ Проверены основные гипотезы по новой продуктовой стратегии
_________
Этап дорожной карты — создание продуктовой стратегии — выполнен частично, в следующем квартале создаем детальные планы на основе стратегии.
Взаимодействие:
🗙 Процессы внедрения новых решений затягиваются из-за долгой коммуникации между вами и командой после наших сессий.
🗙 Вам не хватает обратной связи от меня в течение недели. Я не всегда успеваю отвечать на ваши вопросы в течение дня и они периодически теряются в переписке.
Итоги и план действий:
✓ При планировании следующего квартала закладываем больше времени на проверку гипотез и согласование изменений.
✓ Стараемся передать часть продаж на аутсорс, чтобы разгрузить менеджмент отдела продаж на время внедрения стратегических изменений.
✓ Начинаем налаживать рекрутинг и онбординг новых сотрудников отдела продаж, чтобы разгрузить его окончательно и подготовить к выходу нового продукта.
✓ Вы создаете регулярную встречу с командой на следующий день после нашей с вами регулярной сессии. Это позволит не терять время при внедрении решений, о которых мы договорились.
✓ Я выделяю специальное время ежедневно утром, когда буду отвечать на ваши вопросы. Если не удается ответить сразу, буду писать все ответы утром перед началом рабочего дня.
Все верно? Я ничего не упустил?