Пример дорожной карты работ. Открыть в полном размере
Полный набор демонстрационных материалов (Запрос основателя, результаты диагностики, цели сотрудничества, дорожная карта и шаблон) |
Шаблон дорожной карты работ в Miro |
|---|
Дорожная карта может быть стратегической или тактической.
Стратегическая дорожная карта описывает работу с глобальными целями сотрудничества. Например, рост бизнеса и достижение желаемой оценки для продажи компании.
Тактическая дорожная карта описывает пути достижения конкретных узко-функциональных целей. Например, привлечение инвестора, построение отдела продаж или настройка системы коммуникаций.
Как правило, за время менторинга дорожная карта актуализируется многократно. Ментору предстоит сформировать стратегическую дорожную карту и на ее основе подготовить тактические планы по каждой проблемной области.
Схема составления дорожной карты
Как составить дорожную карту работ
| Этап | Шаг | Задача | Результат |
|---|---|---|---|
Разработка дорожной карты работ |
Анализ результатов диагностики менти и его бизнеса | Выявить ключевые тренды в развитии бизнеса менти | Подготовлена опорная информация для целеполагания |
| Формулировка ключевых целей и их показателей | Сформулировать цели на основании диагностики и выявленных трендов | Установлены цели сотрудничества и промежуточные шаги по их достижению | |
| Определение путей достижения целей | Наметить укрупненный план на три года и детализировать шаги на ближайший квартал | Составлен план по достижению целей в рамках дорожной карты | |
Утверждение дорожной карты работ |
Сбор обратной связи по документу | Подготовить менти и его команду к продуктивному обсуждению | Составлена повестка встречи и предварительный список вопросов |
| Презентация и обсуждение дорожной карты работ | Провести встречу и синхронизировать общее видение целей | Составлен список замечаний и корректировок к документу | |
| Внесение корректировок и согласование финальной версии | Дополнить карту по итогам презентации | Финальная версия дорожной карты утверждена | |
Актуализация дорожной карты работ |
Обновление целей и показателей | Свериться с планом и скорректировать курс | В дорожную карту внесены поправки с учетом реальной обстановки |
Разработка дорожной карты работ
На старте взаимодействия задача ментора сформировать документ, который станет опорой для совместной работы с менти. Рекомендуемый срок подготовки дорожной карты — не более 2 недель с момента завершения «Диагностики основателя» и «Диагностики команды».
Задачи дорожной карты:
-
Синхронизировать ожидания ментора и менти
-
Структурировать взаимодействие ментора с основателем и его командой
-
Удержать фокус на целях для контроля промежуточных результатов
Ориентировочная структура дорожной карты работ
1. Цели сотрудничества
Рекомендуемая декомпозиция при долгосрочном сотрудничестве:
Цель на 3 года
Цель на ближайший год
Квартальные цели в рамках ближайшего года
Цели по месяцам в рамках ближайшего квартала
2. Этапы достижения целей и сроки этапов
3. Образ результата для каждого этапа и ключевые задачи в рамках каждого этапа
4. Ключевые ресурсы и инструменты для достижения целей
5. Риски и возможные меры по их предотвращению или снижению последствий
6. Вопросы, зафиксированные в ходе работы с обратной связью
Провести анализ результатов диагностики
Чтобы приступить к подготовке первой версии дорожной карты, ментору нужно проанализировать результаты предыдущих шагов менторинга — «Диагностики основателя» и «Диагностики команды».
Ментор проводит оценку возможностей развития компании, опираясь на целевой результат работы, сформулированный в запросе основателя.
Задачи ментора на этом этапе:
-
Определить связь между выявленными тенденциями в бизнесе менти и запросом основателя
-
Сделать предположения о возможных ограничениях бизнеса и сценариях достижения целей
-
Описать риски, связанные с реализацией сценариев
-
Расставить приоритеты и понять, с чем нужно работать в первую очередь
-
Выбрать ключевые задачи, с которыми ментор будет работать в рамках работы с менти
Пример анализа результатов диагностики
Запрос основателя: «В нашей компании плохо построен отдел продаж, он ежемесячно не выполняет план на 15-20%. Это влияет на объем доступных для реинвестирования средств и приводит к стагнации бизнеса. Мы хотим решить эту проблему и увеличить выручку вдвое в течение трех лет».
На этапе анализа ментор строит логическую цепочку от текущего состояния к целевому. Главная задача при таком запросе — вывести компанию из стагнации. Для этого можно освоить новые клиентские сегменты. Это потребует обновления стратегии компании, продуктовой стратегии и доработки продукта. Таким образом задаются основные идеи, которые лягут в основу дорожной карты.
Сформулировать ключевые цели и этапы
Дорожная карта показывает путь от текущего состояния бизнеса к целевому, при котором удовлетворяется запрос основателя. Финальная точка карты — цель основателя, начальная — текущее состояние компании.
В первом приближении ментор строит цепочку промежуточных целей на пути к итоговому результату и указывает основные этапы работы для их достижения.
Метод набегающей волны. При составлении карты удобно пользоваться методом набегающей волны. В нем долгосрочные цели указываются укрупненно, а ближайшие этапы, например ближайший квартал, декомпозируются подробнее.
Пример постановки целей и этапов
| Период | Достигнутая цель | Этапы |
|---|---|---|
| 1 месяц | Актуализирована стратегия компании, сформирован драфт продуктовой стратегии | Проведение стратегических сессий: 1) по компании 2) по продукту |
| 2 месяц | Утверждена продуктовая стратегия | Согласование продуктовой стратегии Уточнение маркетинговой стратегии |
| 3 месяц | Разработан детальный план по направлениям | Каскадирование стратегии по подразделениям и формирование детального плана изменений: маркетинг, производство, продажи |
| 2 квартал | Внесены необходимые организационные и процессуальные изменения в компании |
Изменение оргдизайна отделов маркетинга и производства с фокусом на продукт |
| 3 квартал | Выпущена новая версия продукта с учетом новых рыночных сегментов | Выпуск новой версии продукта с учетом актуальной ценности Подготовка маркетинговых материалов и сейлз-кита Найм дополнительных продавцов Обучение отдела продаж по новой версии продукта |
| 4 квартал | Стартовали продажи продукта в новых сегментах | Анализ полученных результатов операционной деятельности по маркетингу и продажам Внесение корректировок в процессы и материалы с опорой на результат анализа |
| Итог 1 года | Проведена продуктовая трансформация компании | Формирование и исполнение новой продуктовой стратегии |
| 2 год | Выручка выросла х1,5 к 1 году | Увеличение доли рынка в действующих сегментах Освоение новых сегментов |
| 3 год | Выручка выросла х2 к 1 году | Увеличение доли рынка в действующих сегментах Освоение новых сегментов |
Определить пути достижения промежуточных целей
Когда ключевые цели определены, необходимо понять, как их достичь. Для этого полезно для каждого этапа расписать:
-
Образ результата каждого этапа и ключевые задачи, которые необходимо решить в рамках этапа
-
Ключевые ресурсы и инструменты для достижения целей
-
Риски и возможные меры по их предотвращению или снижению последствий
Пример проработки путей достижения промежуточных целей
| Месяц 1 | Месяц 2 | Месяц 3 | |
|---|---|---|---|
| Достигнутая цель | Актуализирована стратегия компании, сформирован драфт продуктовой стратегии | Утверждена продуктовая стратегия | Разработан детальный план по направлениям |
| Этапы | Проведение стратегических сессий: 1) по компании 2) по продукту |
Согласование продуктовой стратегии Уточнение маркетинговой стратегии |
Каскадирование стратегии по подразделениям и формирование детального плана изменений: маркетинг, производство, продажи |
| Образ результата и ключевые задачи | Образ результата: Сформированы стратегия компании и продуктовая стратегия Ключевые задачи: 1) Привести документы компании в порядок: фин отчеты, фин модель, отчеты по продажам, бэклог, анализ конкурентов 2) Подготовиться к проведению стратсессий: сформировать команды, определить даты и повестку 3) Провести сессии и сформировать драфты стратегий по их итогам |
Образ результата: Уточненная продуктовая стратегия, согласованная со всеми отделами Ключевые задачи: 1) Провести ряд доп. сессий по направлениям бизнеса для согласования и уточнения стратегии 2) Уточнить маркетинговую стратегию, проверить основные гипотезы продуктовой стратегии 3) Уточнить состав команды, проведение изменений, назначить ответственных |
Образ результата: Детальный годовой план по отделам с акцентом на реализацию новой продуктовой стратегии Ключевые задачи: 1) Сформировать планы по направлениям 2) Согласовать планы направлений друг с другом |
| Ключевые ресурсы и инструменты | Время топ-менеджмента Финансирование на проведение стратегических сессий Внешний модератор для подготовки, проведения и фасилитации результатов страт. сессий |
Финансирование на проверку гипотез Внешний аналитик для глубокой проработки документов |
Внешний аналитик для разгрузки топ-менеджмента Время на проведение большого цикла согласований |
| Риски, работа с рисками | 1) Операционка сорвет сроки подготовки документов → Быть готовым нанять внешнего консультанта 2) Документы получатся слишком тактическими из-за операционного контекста → Использовать внешнего модератора для проведения стратсессии |
1) В процессе согласований окажется, что реализовать план невозможно → Заложить время на уточнение нового плана и доп цикл согласований 2) Новая стратегия потребует финансирования, которое нельзя привлечь → Разработать либо план привлечения финансирования, либо лоу-кост план запуска |
1) Топ менеджмент будет мыслить только тактическими категориями, а не стратегическими → Быть готовым привлечь внешних консультантов и/или повысить квалификацию топ-менеджмента 2) Спад мотивации сотрудников к работе над новой стратегией → Дисциплина, энергия основателя для мотивации и стимуляции |
Утверждение дорожной карты работ
Ключевая задача этого этапа — согласовать дорожную карту с основателем и всеми участниками команды, участвующими в совместной работе. Для этого ментор организуют встречу, на которой они синхронизируют видение целей и договариваются о путях их достижения. Во время согласования участники должны разрешить все возникшие в ходе обсуждения противоречия.
Собрать обратную связь и подготовиться к презентации
На первом шаге утверждения ментору необходимо назначить встречу для презентации дорожной карты работ и убедиться, что она пройдет продуктивно. Для этого он заранее рассылает материалы и собирает по ним обратную связь.
Активная позиция. Чем больше обратной связи и вопросов по дорожной карте соберет ментор на этапе подготовки, тем продуктивнее пройдет встреча по ее обсуждению. Важно, чтобы на этом этапе ментор находился в активной позиции. Он должен не только разослать документы, но и добиться обратной связи по ним.
Когда обратная связь получена, ментор выбирает дату и время встречи. Важно убедиться, что все ключевые участники смогут на ней присутствовать.
Далее ментор разрабатывает план встречи. Имеет смысл подготовить ответы на заданные вопросы, продумать тайминг и способы модерации, предположить потенциальные возражения и тактику работы с ними.
Структура подготовки ко встрече
Разослать дорожную карту работ и необходимые сопроводительные материалы
Убедиться, что документы получены и изучаются
Собрать предварительные вопросы и замечания
Разработать план встречи
Подготовить визуальные материалы для проведения встречи (презентации, схемы)
Назначить дату и время встречи, подходящее для всех ключевых участников
Отправить встречу в календари участников, добавив в описание повестку
Провести презентацию и обсуждение дорожной карты
Главная задача встречи — синхронизировать видение целей и способов их достижения между ментором, менти и командой. Задача ментора — добиться от участников процесса понимания содержимого документа и принятия конструктивных решений по уточнению, дополнению и согласованию в связи с ним. Рекомендуемая продолжительность встречи — до 1,5 часов.
На встрече ментор выступает в роли ведущего: проводит презентацию дорожной карты работ и модерирует ее обсуждение. В ходе обсуждения отвечает на вопросы и обрабатывает возражения команды. Ментор ведет протокол встречи и после окончания отправляет его всем участникам.
Важно зафиксировать в протоколе встречи все возражения и неотвеченные вопросы. Также нужно зафиксировать необходимые для их разрешения действия, назначить ответственных и сроки.
Несколько итераций. Если документ согласован за одну встречу — это плохой сигнал. С высокой долей вероятности это значит, что документ не воспринят участниками на должной глубине. Стоит внимательно отнестись к этому сигналу на встрече и получить от участников вопросы или возражения через модерацию.
Примерная структура встречи
Обозначить цель встречи и ее ожидаемые результаты
Презентовать дорожную карту работ
Провести обсуждение дорожной карты, выступая в роли модератора
При необходимости ответить на вопросы и обработать возражения
Зафиксировать в протоколе встречи нерешенные вопросы
Определить действия для их решения, ответственных и сроки
После встречи:
Разослать протокол встречи всем участникам после ее завершения
Проследить за исполнением договоренностей, зафиксированных в протоколе
Внести корректировки и утвердить финальную версию
Задача этого шага — доработать дорожную карту по итогам обсуждения. В зависимости от характера замечаний к дорожной карте возможны два варианта:
-
Необходима повторная встреча для утверждения документа Есть существенные замечания, влияющие на договоренности
-
Документ можно утвердить в формате переписки Все замечания незначительные и не влияют на договоренности
Ментор дорабатывает документ в соответствии с протоколом встречи. Если для подготовки новой версии карты нужны дополнительные данные, ментор курирует их получение и проводит дополнительные встречи при необходимости.
По итогам доработки дорожной карты ментор утверждает итоговую версию в зависимости от ситуации. Либо назначает новую встречу и процесс согласования повторяется. Либо отправляет финальную версию документа всем участникам встречи по электронной почте.
Ментор контролирует, чтобы согласие дал каждый участник встречи или переписки по согласованию.
Актуализация дорожной карты работ
Дорожная карта работ регулярно обновляется. На старте внедрения новых процессов имеет смысл обращаться к ней хотя бы раз в месяц. Также потребуется актуализировать дорожную карту не реже, чем раз в квартал, чтобы составить детализированный план на следующий период времени.
Некоторые причины для актуализации дорожной карты
- Подведение итогов квартала и планирование нового квартала
- Проведение регулярной встречи между ментором и основателем
- Детальное планирование одного из тактических процессов, описанных в стратегии
- Регулярные встречи с участием менеджмента компании
- Ситуация в компании или на рынке, которая влияет на целеполагание и тактику
Обновить цели и показатели
Опираясь на новую информацию, ментор вносит изменения в документ. В зависимости от характера изменений он либо назначает встречу для согласования новой версии документа, либо отправляет ее по электронной почте.
Встреча необходима, если изменения влияют на цели, зафиксированные в дорожной карте, или на ключевые способы их достижения. Если изменения носят характер дополнений и уточнений, достаточно разослать документ всем участникам процесса.
Пример актуализации дорожной карты
На этапе построения дорожной карты и предварительной оценки нового сегмента планировалось увеличить выручку в 1,5 раза по итогам второго года.
По итогам первого квартала и детального анализа стало понятно, что цели занижены. Можно планировать рост выручки в 1,5 раза уже по итогам первого года, в 2 раза по итогам второго года и в 3 раза по итогам третьего.
Соответствующие изменения внесены в дорожную карту и обновленная версия документа отправлена всем участникам.
Риски и способы реагирования
Сопротивление или саботаж согласования со стороны команды
Проблема. Если в ходе согласования не удается получить согласие команды с планом работ, внедрение плана с большой долей вероятности не будет успешным.
Способ реагирования. Передать цели и план команде через основателя.
Утрата фокуса на целях
Проблема. Операционная деятельность поглощает много внимания команды и основателя. Существует большая вероятность, что текущие задачи отвлекут от стратегических целей.
Способы реагирования.
1. Организация регулярной коммуникации по актуализации целей не реже 1 раза в квартал.
2. Проверка соответствия принятых решений целям дорожной карты в регулярных коммуникациях по статусу.