В статье разберем как успешно распоряжаться рабочим временем, что такое тайм-менеджмент, его основные принципы и десят методов управления временем.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — набор техник и методов, которые помогают эффективно управлять временем и достигать своих целей. Он помогает организовывать работу, так чтобы за короткое время делать большее количество задач. Успевать отдыхать, работать и делать домашние дела, а после остаться в живых, как физически так и эмоционально

Тайм-менеджмент нужен руководителю и каждому сотруднику в отдельности. В него входит множество процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа.Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах.

Принципы тайм-менеджмента

Все существующие методы управления временем состоят из трех правил:

1. Выбирать приоритетные задачи. Определять, насколько срочная, сложная и важная задача, а уже после начинать ее выполнять.
2. Планировать. В начале понять, к какому сроку задачу нужно сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурировать. Это основа всех принципов тайм-менеджмента. Для этого нужно понять, как следить за выполнением и результатами поставленной задачи.
    

Основные техники тайм-менеджмента строятся на структурировании и распределении задач по приоритетности.

Техники тайм-менеджмента

1. Метод помидора или техника 25 минут.

Работать — 25 минут не отвлекаясь, отдыхать — 5 минут, а каждый 4-ый такой цикл делать более длинный перерыв в 15-30 минут.

Суть этой техники в том, что отдыхать нужно еще до того, как устали. Если разбивать монотонную работу на небольшие задачи с перерывом на отдых, то легче за них взяться и выполнить лучше.

Франческо Чирилло использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру в форме томата, что и дало такое название.

Для кого подойдет метод. Кто постоянно прокрастинирует и откладывает дела на потом, может начать и втянуться в работу, удобен для мелких дел.

Техника помогает сконцентрироваться, чтобы делать работу качественно и спокойно, а также снизить уровень стресса. Она помогает более рационально распределять время и не перегружать себя информацией. При этом подойдет не всем. Некоторым людям может быть сложно соблюдать такой жесткий график.

Планируйте рабочие и личные задачи на новый день — в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой.

2. Метод 90/30 или 52/17.

Работать — 90 минут, а после — 30 минут отдыхать. После этого цикл повторяется. Каждый полный цикл занимает два часа.

Первые такие циклы лучше отводить на важные дела, а следующие на менее важные.

Другой вариант этого метода — 52 минуты работать, а 17 отдыхать. Он больше подойдет для тех, у кого не хватает сил работать полтора часа без перерыва.

Для кого подойдет метод. Кому легче мыслить временными интервалами и отводить на работу определенное время. Чтобы разобраться, какой интервал времени лучше подходит вам, можно попробовать оба варианта.

3. Метод девяти дел.

Планировать девять дел на каждый день: одно крупное и очень важное, три поменьше и пять мелких повседневных. В результате задачи разделяются по степени важности и становится понятно, что предстоит сделать в конкретный день. Метод помогает не упускать из виду и домашние дела — купить продукты, погулять с ребенком, убраться.

Еще один вариант этого метода — «принцип трех дел», писателя и консультанта по продуктивности — Криса Бейли. Он поможет тем, кто хочет уделить внимания своим долгосрочным целям. По мнению автора метода, нужно делать три конкретных дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день исследовать основы бизнеса, если ваша глобальная цель — создать успешную компанию.

Для кого подойдет метод. Людям, которым удобно планировать день через список дел и задач, а не разбивать его на временные интервалы.

4. Метод временных блоков.

Часто сотрудники пишут список задач на день, но все равно не успевают, потому что не определяют сколько времени займет каждое дело и когда им заняться.

Суть метода в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело, и не занимать это время ничем другим. Например, с 09:00 до 10:00 составляете план на день и созваниваетесь с поставщиком, а с 11:00 до 13:00 работаете с партнером над новым проектом. Так вы точно будете знать, когда и чем вам предстоит заниматься.

Для кого подойдет метод. Для дисциплинированных людей или тех, кто хочет ими стать. Возможно не сразу, но со временем он научит — четко планировать своё время и грамотно оценивать свои силы.

5. Метод GTD.

Подразумевает собрать все задачи, и перенести их на образное дерево решений. Этот алгоритм помогает визуализировать дела и понять, что делать с ними: закрыть сразу, отложить на вечер, делегировать команде. Каждое поступающее дело нужно рассмотреть с трех точек зрения:

Схема — пример работы метода GTD

Автор метода — Дэвид Аллен также выделил пять принципов, без которых метод не будет работать:

1. Фиксировать все дела, даже мелкие задачи.
2. Все записывать, а не держать в голове. Это можно делать как в ежедневнике, так и в специальных приложениях на телефоне или компьютере, где вам удобней.
3. Искать решения задачи, а не тратить время на раздумья о ней.
4. Не браться за все сразу, а сосредоточиться на одной задаче в один промежуток времени.
5. Расписать задачу на список действий и конкретных шагов. Например, чтобы написать пост о новом продукте в телеграмм, нужно сфотографировать его, подготовить описание и опубликовать.
    

Для кого подойдет метод. Кто дисциплинирован и усидчив. Он эффективен если новые задачи валятся со всех сторон. Но некоторые отказались от него из-за того, что он требует много времени.

6. Метод ZTD.

Упрощённая версия предыдущего метода. Его автор Лео Бабаута считает GTD слишком сложным для простых людей.

ZTD строится на 10 простых привычках:

1. Собирать всю входящую информацию: задачи, идеи, вопросы.
2. Сразу обрабатывать эти данные, не откладывать.
3. Сортировать заметки по важности или тематике.
4. Планировать важные дела заранее — за день, особо крупные дела — на неделю вперёд.
5. Сосредотачиваться на одном деле, не распылять внимание.
6. Создавать короткие и понятные списки дел.
7. Соблюдать новый режим каждый день.
8. Делать то, что действительно хочется.
9. Все упрощать — формулировать задачи коротко и ясно, убирать лишние и незначительные из списка.
10. Анализировать, какие задачи удается выполнить, а какие нет — и почему.
     

Для кого подойдет метод. Кому нравиться GTD, но кажеться слишком сложны.

7. Метод — Канбан.

Это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня выполнение дела вычеркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния. Количество столбцов зависит от количества задач, а их названия могут меняться по усмотрению компании. Этот метод помогает видеть на каком этапе дело и кто ответствен за него.

Плюс этой техники — наглядность. Можно на доске начертить таблицу, а на стикерах написать дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеивать из одного столбца таблицы в другие.

Для кого подойдет метод. Для организации работы на предприятии, чтобы контролировать команду и видеть прогресс проекта. При этом он удобен и в личном использовании, помогает структурировать работу, его можно миксовать с другими методами, например с временными блоками.

8. Метод поедание лягушки и деление слона.

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать сначало лягушку — то есть делать первым делом мелкие и неприятные задачи. Например, созвон с трудным клиентом или скучный отчет. Пока мозг не перегружен, как это бывает к вечеру — легче сделать сложные задачи. А слонов — большие и сложные задачи, по типу написания диплома или нового проекта, делить на мелкие.

Для кого подойдет метод. Для творческих людей, потому что представляет планирование дел как игру.

9. Метод матрицы Дуайт Эйзенхауэра — 34 президента США.

Его суть в том, чтобы записать все дела по важности и срочности:

• срочные и важные;
• срочные, но не важные;
• несрочные, но важные;
• несрочные и не важные.
   

Для кого подойдет метод. Кто не может понять какими делами заняться, а какие отложить. Он удобен для тех у кого есть подчиненные, чтобы делегировать маловажные задачи.

10. Метод хронометража от Глеба Архангельского.

Планирование в три этапа:

1. Фиксировать время, которое уходит на каждую задачу в течение пары недель. Чтобы сложилась полная картина на что тратиться время.
2. Анализировать и отмечать насколько эффективно потрачено время. Когда его потратили с пользой, а когда можно было сделать задачу быстрее и время пропало впустую.
3. Редактировать и планировать новое расписание на основание собранных данных, чтобы тратить время более эффективно.
    

Для кого подойдет метод. Кто к вечеру ничего не успел и не понимает на что ушло время.

Чтобы выбрать подходящий для себя метод нужно попробовать разные подходы.

Чек-лист: книги и мобильные приложения, которые помогают организовать рабочее время

Приложения, которые пригодятся, чтобы управлять задачами:

1. Any.do — мотивирующие приложение, в котором можно добавлять теги, напоминая, подзадачи и вложения.
    
2. ЛидерТаск — подходит для постановки целей, задач и распределения обязанностей между исполнителями в команде. Можно создавать списки дел, чек-листы, метки, устанавливать напоминания. Подойдет для фрилансеров, менеджеров, бизнесменов, а также руководителей небольших и средних команд.
    
3. Google календарь — простой и надежный планировщик. В нем можно структурировать задачи по времени, ставить цели и дедлайны их выполнения. Делиться ими с командой и партнерами.
    
4. Focus To-Do — таймер по методу «помидор» и таск-менеджер одновременно.
    
5. Trello — канбан-доска для личных и рабочих задач, также отлично подойдет для работы в команде.
    
6. Forest — поможет не отвлекаться на телефон во время выполнения рабочих задач: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
    
7. Notion — сервис где все в одном месте: заметки, текстовые документы, списки дел, база данных, таблиц, канбан-доска, база знаний, ведения проектов и всё с совместным доступом работы.
    
8. Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
    

Книги, которую помогут разобраться, что же делать с бесконечным потоком задач:

1. «Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург. Руководство от голландских психологов для тех, кому прокрастинация мешает жить.
    
2. «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло. Книга про то, как концентрироваться на сложных задачах, бороться с прокрастинацией, систематизировать свою деятельность и укладываться в поставленные сроки без стрессов и переутомлений.
    
3. «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен. Собственная методика автора про то, как эффективно работать с информацией, планировать и контролировать работу и как быстро отделять главное от второстепенного, а еще навести порядок в собственных мыслях.
    
4. «Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха», Гэри Келлер, Джей Папазан. Книга про то, как расставлять приоритеты и не бояться брать ответственность.
    
5. «Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы», Доминика Деграндис. Книга от специалиста по Канбан рассказывает как найти то, что ворует время и оптимизировать работу. Особенно полезно для IT.