В статье разберем — почему совещания важны и их не стоит заменять рабочими чатами, а так же как к ним подготовиться, чтобы максимально просто и полезно провести встречу.

Почему совещания важны

На таких встречах собирают всех участников проекта или задачи, обсудить актуальные вопросы и принять совместные решения. Однако, не всегда эти встречи имеют смысл по итогу, потому что часто превращаются в пустые обсуждения и потерю времени

Что такого важного дают совещания:

1. Новые идеи. На совещании может прийти новая идея, которая улучшит продукт. Это часто случается при обмене мыслями во время дискуссий.
2. Дисплинирированых сотрудников. Сотрудники более ответственно делают свою работу, когда понимают, что раз в неделю им нужно отчитаться.
3. Мотивированных и продуктивных сотрудников. У них будет больше желания достичь поставленных целей если они знают, что их усилия оценят. Это можно сделать подводя итоги рабочей недели или месяца.
4. Сплоченный коллектив. Установить плодотворные отношения между сотрудниками можно, если создать комфортную атмосферу для обмена идеями, опытом и впечатлениями.
5. Решение текущих проблем. Открытое обсуждение проблем и поиск решений развивает команду и повышает ее результативность.
    

Признаки того, что совещания пустая трата времени и надо что-то менять:

1. Нет задачи и цели совещания. Сотрудники часто могут сказать — ну и зачем мы собирались.
2. Нет ответственного или ведущего, который готовит план и регламент совещания.
3. Нет подготовки, коллективу не обозначили задачу совещания, вопросы, которые будут обсуждаться и что от них ожидают на этом совещании.
4. Нет обсуждения, а лишь только монолог руководителя или разборки «кто в чем виноват».
    

Совещания важная часть работы в любой команде или организации. Они способствуют развитию команды, помогают достигать общих целей и принимать эффективные решения.

Подготовка и проведение совещания

Из-за плохой подготовки руководителя встреча проходит скучно или безрезультатно. Нижи приведем несколько советов как подготовится к совещанию и успешно его провести, чтобы оно имело смысл и принесло плоды.

Подготовка к совещанию:

1. Определите цель встречи. Например, решить проблему, разработать план, согласовать работу сотрудников или отделов, вдохновить сотрудников на достижение новой цели, распределить задачи и т.д. Цель встречи должна быть ясной, актуальной и понятной для всех участников.
2. Решите можно ли достичь этой цели без совещания. Например, чтобы оповестить сотрудников о нововведениях можно просто отправить сообщение в рабочий чат или телеграмм-канал.
3. Определите список участников — кого конкретно вы хотите видеть на совещании. Возможно лучше не собирать весь отдел, а лишь тех сотрудников, кого непосредственно касаются тема и цель встречи. Остальным можно просто отправить сообщение с итогами совещания и не отрывать от работы.
4. Напишите план встречи — название, цель и ожидаемый результат. Продумайте структуру и планомерно переходите от вопроса к вопросу, так вы не запутаетесь. Лучше начать с более важного и переходить к менее приоритетным вопросам.
5. Распределите обязанности и определите тайминг. Продумайте, какие вопросы будете решать, кто отвечает за решение каждого вопроса и сколько времени отводится на все обсуждения. Например, на решение этого вопроса отведем 5 минут, говорит сотрудник такой-то.
6. Оповестите сотрудников заранее и отправьте им план совещания. Предупредите сотрудников за сутки, а лучше за 3 дня, чтобы они понимали свои задачи и успели подготовиться.
7. Подготовьте все нужные материалы заранее. Например, создайте презентацию или распечатайте нужные документы.
    

Проведение совещания:

1. Озвучьте вначале кратко цель встречи, план и ожидания.
2. Представьте сотрудников другу другу если они не знакомы, попросите озвучить роль в компании и цель присутствия на совещании.
3. Побудите сотрудников проявить уважение друг другу — внимательно слушать, а для этого убрать или отключить телефоны.
4. Уточните правила встречи. Например, если кто-то хочет сказать, поднимает руку и говорит после предыдущего участника. Это помогает избежать беспорядка во время обсуждения.
5. Ведите протокол обсуждения или поручите это секретарю. Фиксируйте важные моменты, чтобы по итогу было понятно, какие вопросы и как решили, кто конкретно отвечает за какие задачи и какое время дается на их выполнение.
6. Следите за временем и планом совещания. Напрмер, напоминайте сотрудником, что на обсуждение такой-то темы выделено 10 минут.
7. Следите за тем, чтобы сохранялась цель встречи и останавливайте дискуссии и споры. Если появляется интересная тема для обсуждения, которая отличается от цели совещания, её можно зафиксировать и спланировать для этого следующую встречу.
8. Вовлекайте в обсуждение коллег, задавайте вопросы и просите поделиться опытом.
9. Подведите краткий итог встречи, распределите задачи назначьте ответственных за них.
10. Зафиксируйте все договоренности письменно и отправьте письмо с итогами совещания другим сотрудникам.
11. Договоритесь со всеми участниками как вы будете их контролировать, когда и какую отчетность ожидаете по поставленным задачам. Можно зафиксировать это на общей доске объявлений или телеграмм-канале проекта.
12. Спланируйте следующую рабочую встречу, чтобы синхронизировать задачи.
13. Попросите обратную связь у участников совещания, считают ли они обсуждение эффективным и что нужно изменить в следующих встречах.
14. Проанализируйте результаты. Подумайте насколько эффективно вы провели время, удалось ли решить поставленные вопросы, что было не так и что можно улучшить, а что получилось в этот раз отлично. Это поможет повысить эффективность будущих встреч.

Лайфхаки для совещаний

Приведем 11 лайфхаков эффективного собрания:

1. Выберите модератора, обычно это руководитель. Он контролирует время и направляет собрание, чтобы оно не стало хаотичным.
2. Проводите совещание 1-2 раза в неделю в определенное время, чтобы сотрудники привыкли и появилась системность и дисциплина в работе.
3. Выберите удобное для всех время, желательно не в рабочие часы, и проводите собрание в начале рабочего дня в понедельник или в пятницу к концу дня.
4. Выберите онлайн или офлайн-формат для вас удобный и эффективный. Например, онлайн встречи позволяют быстро и удобно вовлечь удаленных сотрудников. А офлайн подходит, когда нужно более непосредственное общение в доверительной атмосфере, так как живые встречи помогают лучше понимать друг друга.
5. Подготовьте заранее повестку дня с указанием времени на каждый вопрос, чтобы сократить время собрания и участники знали, чего ожидать.
6. Предоставьте участникам все необходимые материалы заранее, чтобы они могли подготовиться и сформировать свое мнение до совещания.
7. Запретите использовать телефоны на собрании, чтобы легче было слушать других и не отвлекаться.
8. Выделите и спланируйте время для возможных вопросов и дискуссий.
9. Сосредоточьтесь на фактах, а не на обвинениях, при обсуждении проблемы. Уделите внимание решению проблемы, а не поиску виновных.
10. Хвалите за успехи и достижения сотрудников, а так же поощряете их премиями или другими плюшками. Похвала окрыляет и мотивирует всю команду.
11. Подведите итоги и зафиксируйте все принятые решения, дедлайны и последовательность действий, чтобы убедиться, что все запланированное обсудили.

Чек-лист: полезные книги, которые помогут прокачать навык проведения совещаний

1. «Хватит бесполезных совещаний» — Мартин Мерфи.
   Книга про альтернативный вариант совещаний — рабочие сессии, и собственную систему Мартина Мерфи для эффективных совещаний.
    
2. «Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные» — Дэвид Перл.
   Книга про то, как избавится от привычки обсуждать незначительные вопросы на собраниях, отказаться от бесполезных встреч или грамотно их спланировать. Научит решать все вопросы за короткое время.
    
3. «Блестящие совещания. Правила эффективной групповой работы» — Ди Келси и Пэм Пламб.
   Книга про то, что лучшие идеи разрабатывают группы людей, а не одиночки. Но для работы в группе нужны особые навыки. Это практическое руководство — как подготовиться к совещанию и определить этапы планирования эффективной встречи.
    
4. «Секреты фасилитации. SMART-руководство по работе с группами» — Майкл Вилкинсон.
   Книга про то, как: правильно организовать и вовлечь сотрудников в планерку, сформулировать цель, какие вопросы задавать, как наглядно отражать полученные идеи визуально. Она поможет повысить производительность сотрудников и сформировать культуру ответственности.
    
5. «Скрайбинг. Объяснить просто» — Павел Петровский, Мария Кутузова, Николай Любецкий.
   Книга развивает визуальное мышление и учит раскрывать смыслы своих идей через скетчи, даже если вы не умеете рисовать.
    
6. «Смерть от совещаний» — Патрик Ленсиони.
   Это бизнес-роман, в котором описывают в чем проблема большинства совещаний, как сделать их более эффективными, добавив им драматизма и структурированности.
    
7. «Совещания по Адизесу. Практическое руководство» — Шохам Адизес и Нир Бен Лави.
   Книга про методологию Адизеса, которую сократили, чтобы легко и просто сразу применить руководство. Книга использует результаты 40 лет исследований доктора и сотрудников его института.